Hoe moeten de documenten bij de onderneming worden geregistreerd?

Wat is de registratie van documenten en waarom heeft de organisatie het nodig? Laten we deze vraag in volgorde beantwoorden: eerst - "wat", en dan - "voor wat".

Het genoemde proces is dus een fixatie van het feit van ontvangst of het maken van een document.

In de loop daarvan is er een speciale bevestigingindex rechtstreeks op het papier gemaakt of ontvangen door de organisatie. Maar dit is slechts de helft van de procedure. Het tweede deel is het invoeren van relevante informatie over de "nieuwkomer" in een speciaal registratieformulier. De index bestaat meestal uit verschillende delen. Ten eerste is het volgnummer. Het kan worden aangevuld met indexen van artiesten, nomenclatuur van cases, classificator van ontvangers, enzovoort. De componenten kunnen zich in verschillende reeksen bevinden. De eerste, bijvoorbeeld, kan een nummer zijn, vervolgens een nomenclatuurindex en de gebruikte classificator kan helemaal worden aangegeven. Maar de omgekeerde volgorde is mogelijk. Overigens wordt de toewijzing van speciale nummers, die ook lettercombinaties bevatten, ook gekenmerkt door de registratie van samenstellende documenten.

Het moet gezegd worden dat een globale registratie van documenten bij de onderneming of het bedrijf moet worden uitgevoerd. Dat wil zeggen, alle bedrijfsdocumenten, zowel inkomend als uitgaand, moeten worden vastgelegd.

Verder moet worden opgemerkt dat de registratie van documenten van de organisatie moet voldoen aan de volgende vereisten:

• Eenmalig - elke invoer of elke creatiedocumentatie wordt slechts één keer vastgelegd. Als we het hebben over interne orders, reizen ze van afdeling naar afdeling met een nummer (index) aan het begin toegewezen. Deze regel geldt ook voor officiële correspondentie en voor orders van de harde autoriteiten.
• Tijdigheid - hier wordt het bedoeldRegistratie van papieren die van buiten zijn ontvangen, wordt uitgevoerd op de dag van ontvangst. Als we het hebben over interne bestellingen, instructies of bestellingen, kunnen deze worden vastgelegd bij ondertekening door verantwoordelijke medewerkers (maximaal - de volgende dag).
• Scheiding - voor elke reeks zakelijke papieren is er een persoonlijke fixatie (inkomend, uitgaand, bestellingen, memo's, notulen van vergaderingen, bestellingen, enzovoort).
• Uniformiteit - boekhouding wordt altijd uitgevoerd volgens dezelfde regels. In dit geval doet het registratieformulier er niet toe.
• Volledigheid van het feit - bij het invoeren van gegevens in het registratieformulier is het vereist om er maximale informatie in weer te geven. Vooral in termen van de inhoud van een bepaalde documentatie.

Bovendien moet de fixatie van alle effecten in de onderneming binnen een jaar (kalender) plaatsvinden.

En nu is het tijd om de vraag te beantwoorden: "Waarvoor?" De registratie van documenten die in organisaties worden gebruikt, biedt de mogelijkheid om verschillende taken op te lossen. Beschouw het meest sprekende voorbeeld. Als we aan het einde van het kalenderjaar de serienummers nemen en analyseren, kunnen we de groei van de documentstroom volgen. Deze informatie kan ertoe leiden dat de wettelijke vereisten van de secretaris zijn salaris verhogen (als een optie, het aantal secretariaatsmedewerkers verhogen).

</ p>>