Verwerking van primaire documentatie: vereisten, bijvoorbeeld. Primaire boekhoudkundige documentatie

De activiteit van een onderneming is nauw verbonden metonderhoud en verwerking van primaire documentatie. Het is noodzakelijk om rapporten op te stellen, belastingbetalingen te berekenen en beslissingen te nemen over het beheer. In het artikel zullen we bekijken wat het is - de primaire documentatie op de boekhoudafdeling - en hoe de verwerking ervan wordt uitgevoerd.

Basisbegrippen

Primaire documentatie in de boekhouding - wat is het?? Het heet een certificaat van het feit van een zakelijke transactie, weerspiegeld op papier. Momenteel worden veel documenten gecompileerd in een geautomatiseerd systeem "1C ". Verwerking van primaire documentatie omvat de registratie en verantwoording van informatie over de zakelijke transacties.

Primaire accounting verwijst naar de eerste fase van het registreren van gebeurtenissen die zich in de onderneming voordoen. Economische operaties zijn acties die veranderingen in de staat van de activa of het kapitaal van de organisatie met zich meebrengen.

Verwerking van primaire documentatie in de boekhouding: voorbeeldschema

In de regel betekent de term "werken met documentatie" in ondernemingen:

• Verkrijgen van primaire gegevens.
• Voorafgaande verwerking van informatie.
• Uitvoering van documenten.
• Goedkeuring door het management of door specialisten geautoriseerd door de order van de directeur.
• herhaald verwerking van primaire documentatie.
• Voer de acties uit die nodig zijn om zakelijke transacties uit te voeren.

classificatie

Er is een eenmalige en accumulatieve primaire documentatie. processing de informatie vervat in dergelijke documenten heeft een aantal eigenaardigheden.

Eenmalige documentatie is bedoeld voorbevestiging van het evenement eenmaal. Dienovereenkomstig wordt de volgorde van verwerking ervan aanzienlijk vereenvoudigd. De cumulatieve documentatie wordt gedurende een bepaalde tijd gebruikt. In de regel weerspiegelt het de bewerking die meerdere keren is uitgevoerd. In dit geval voor verwerking van primaire documentatie Informatie ervan wordt overgebracht naar speciale registers.

Vereisten voor het bewaren van de documenten

De primaire documentatie wordt opgesteld op het moment van de transactie of onmiddellijk na de voltooiing ervan.

Reflectie van informatie wordt uitgevoerd op speciale uniforme formulieren. Bij afwezigheid van goedgekeurde formulieren kan een onderneming ze zelfstandig ontwikkelen.

Stadia voor het verwerken van de primaire boekhouddocumentatie

Bij elke onderneming in de staat is er een medewerker die verantwoordelijk is voor het werken met primaire informatie. Deze specialist moet de regels kennen verwerking van primaire documentatie, strikt houden aan de eisen van de wetgeving en de volgorde van acties.

stappen verwerking van primaire documentatie Ze zijn:

• Taksirovka. Het is een beoordeling van een operatie weerspiegeld in een paper, een indicatie van de bedragen in verband met de uitvoering ervan.
• Groepering. In dit stadium worden de documenten verdeeld, afhankelijk van gemeenschappelijke kenmerken.
• Account opdracht. Het betreft de aanwijzing van een debet en een lening.
• Afschrikken. Om herhaalde betaling te voorkomen op primaire boekhoudingsdocumentenp zet het cijfer "betaald".

Fouten in documenten

Ze kunnen om verschillende redenen ontstaan. Kortom, hun uiterlijk leidt tot een zorgeloze houding van de werknemer ten opzichte van het werk dat hij uitvoert, het analfabetisme van een specialist, een slecht werkende techniek.

Correctie van documenten wordt sterk afgeraden. In sommige gevallen kunt u echter niet zonder fouten corrigeren. Toegegeven fout op primaire documentatie, de accountant moet als volgt worden gecorrigeerd:

• Steek de verkeerde lijn door met een dunne lijn zodat deze duidelijk te zien is.
• Schrijf de juiste informatie over de doorhaallijn.
• Markeer het "Gecorrigeerde geloof".
• Geef de datum van de aanpassing aan.
• Zet een handtekening.

Corrigerende middelen zijn niet toegestaan.

Werken met inkomende documenten

Het verwerken van inkomende effecten omvat:

• Definitie van documenttype. Boekhoudingsdocumenten bevatten altijd informatie over de zakelijke transacties. Ze bevatten bijvoorbeeld een vrachtbrief, een bevel om contant geld te ontvangen, enz.
• Verificatie van de gegevens van de begunstigde. Het document moet worden gericht aan een specifieke onderneming of een werknemer. In de praktijk gebeurt het dat documenten voor de aankoop van materialen speciaal voor het bedrijf worden uitgeschreven, hoewel het contract met de leverancier niet is gesloten.
• Verificatie van handtekeningen, afdrukken van zegels. De ondertekenaars moeten de autoriteit hebben om dit te doen. Als het waarnemen van primaire papers niet tot de competentie van de werknemer behoort, worden ze als ongeldig erkend. Wat prints betreft, komen in de praktijk vaak fouten voor in bedrijven met meerdere zegels. De informatie op de opdruk moet overeenkomen met het type document waarop deze staat.
• De status van documenten controleren. In geval van schade aan het papier of het ontbreken van enige bladen, moet een handeling worden opgesteld, waarvan een kopie naar de tegenpartij moet worden gestuurd.
• Controle van de geldigheid van een gereflecteerde gebeurtenisdocument. Medewerkers van het bedrijf moeten de informatie over het feit van de transactie bevestigen. De documenten over de acceptatie van waarden worden gecertificeerd door de magazijnbeheerder, de voorwaarden van het contract worden bevestigd door de marketeer. In de praktijk zijn er situaties waarin de leverancier een factuur ontvangt voor goederen die het bedrijf niet heeft ontvangen.
• De definitie van de periode waarop het document betrekking heeft. Bij het verwerken van primaire documenten is het belangrijk om niet tweemaal dezelfde informatie in aanmerking te nemen.
• Definitie van de boekhoudsectie. Na ontvangst van de primaire documentatie moeten de doelen worden vastgesteld waarvoor de toegekende waarden zullen worden gebruikt. Ze kunnen fungeren als vaste activa, materialen, immateriële activa, goederen.
• Definitie van het register waarin het document zal worden bewaard.
• Registratie papier. Het wordt uitgevoerd na alle controles.

Werk met uitgaande papieren

De verwerking van dit soort documentatie wijkt enigszins af van het bovenstaande.

Primaire geautoriseerde werknemerondernemingen vormen een concept uitgaand document. Op basis hiervan wordt een ontwerpdocument ontwikkeld Hij wordt ter goedkeuring naar het hoofd gestuurd. Goedkeuren van het conceptdocument kan echter een andere medewerker zijn die over de juiste autoriteit beschikt.

Na certificering wordt het project uitgevoerd volgens de vastgestelde regels en verzonden naar de ontvanger.

Workflow planning

Deze stap is noodzakelijk om te verzekerensnelle ontvangst, verzending en verwerking van documentatie. Voor de juiste organisatie van de workflow bij de onderneming worden speciale planningen ontwikkeld. Ze geven aan:

• Plaats en datum van registratie van primaire papieren.
• Naam en functie van de persoon die de documenten heeft opgesteld en ingediend.
• Rekeningen gemaakt op basis van effecten.
• Tijd en plaats van opslag van documentatie.

Boekhoudregisters

Ze zijn vereist voor de registratie van primaire documentatie. In dit geval wordt een notitie op de papieren gezet. Het is noodzakelijk om herregistratie van documenten te voorkomen.

Primaire papers kunnen worden opgeslagen in elektronische registers. Op verzoek van overheidsinstanties of aannemers moet het bedrijf echter kopieën op papier verstrekken.

Kenmerken van documentherstel

Momenteel ontbreekt het de regelgeving aan een duidelijke procedure voor het terugvorderen van effecten. In de praktijk omvat dit proces de volgende activiteiten:

• De benoeming van de Commissie om de oorzaken van verlies of vernietiging van documenten te onderzoeken. Indien nodig kan het hoofd van het bedrijf wetshandhavingsinstanties bij de procedure betrekken.
• Beroep bij een bankorganisatie, tegenpartijen voor kopieën van primaire documenten.
• Correctie van aangifte inkomstenbelasting. De noodzaak om een ​​herzien rapport in te dienen, is te wijten aan het feit dat gedocumenteerde niet-gedocumenteerde uitgaven niet worden erkend als uitgaven voor belastingdoeleinden.

In geval van verlies van primaire documentatie van IFSNberekent het bedrag van de belastingaftrek op basis van de beschikbare papieren. Bovendien bestaat de mogelijkheid dat de belastingdienst boetes zal toepassen in de vorm van een boete.

Veelgemaakte fouten bij het proces van registratie van primaire papers

In de regel plegen degenen die verantwoordelijk zijn voor het bijhouden van records de volgende overtredingen:

• Formulieren invullen die niet zijn verenigd of goedgekeurd door het hoofd van het bedrijf.
• Geef geen details op of reflecteer ze met fouten.
• Ze onderschrijven geen documenten met hun handtekening of staan ​​werknemers die niet de bevoegdheid hebben om ze te ondertekenen toe om papieren te ondertekenen.

Documentatie ter bevestiging van de feiten van de commissiebedrijfsactiviteiten zijn uiterst belangrijk voor de onderneming. Het ontwerp moet zeer zorgvuldig worden benaderd. Elke fout kan leiden tot negatieve gevolgen.

</ p>>